1. Rekisterinpitäjä 

Tämän tietosuojaselosteen mukaisen henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjänä toimii: 
 
Octanova OÜ, jäljempänä ”Octanova” 
Reg no: 17136005   
Osoite: Tiskrevälja tn 59-12, 13516 Tallinn , Viro   
Sähköposti: tietosuoja@octanova.ee   
Puhelin: +358 40 0902782 
 
Octanova toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, jotka se itse kerää ja hallinnoi osana ajoneuvolaitteiston käyttöä sekä tilaajan (esimerkiksi kunta, kaupunki tai ELY-keskus) toimeksiannosta tapahtuvaa raportointia ja liikenteen seurantaa. Näihin kuuluvat esimerkiksi tiedot matkustajan noususta, käytetystä lipputunnisteesta, pysäkistä ja kellonajasta sekä asiakasryhmästä. 
 
Octanovan hallinnoima tieto ei sisällä henkilön nimeä, syntymäaikaa tai muita suoria tunnisteita. Tietojen perusteella ei voida suoraan tunnistaa yksittäistä henkilöä ilman lisätietoja, joihin ainoastaan Matkahuollolla tai Waltilla on pääsy. Näin ollen käsittely tapahtuu pseudonymisoidussa muodossa, ja Octanova ei pysty tunnistamaan rekisteröityä. 
 
Matkahuolto Oy ja Waltti Soulutions Oy toimivat rekisterinpitäjinä omien järjestelmiensä osalta, joissa lipputiedot ostetaan ja hallinnoidaan. Mikäli matkustaja käyttää Matkahuollon tai Waltin nettilippua, lipun tiedot (kuten numero ja asiakasryhmä) välitetään laitteeseen näkyviin, mutta Octanova ei tallenna tai prosessoi tietoa pysyvästi. Laite ainoastaan näyttää tiedon kuljettajalle hetkellisesti matkustuksen tarkistamista varten. 
 
Henkilötietojen rekisteröityihin oikeuksiin liittyvät pyynnöt, jotka koskevat Matkahuollon tai Waltin lipputietoja, tulee osoittaa suoraan kyseiselle järjestelmätarjoajalle. 

2. Rekisteröidyt ja henkilötietoryhmät 

Tässä käsittelytoiminnassa rekisteröityjä ovat: 
 
– Joukkoliikenteen matkustajat, joiden nousuja ja matkustusoikeuksia seurataan ajoneuvokohtaisten laitteiden avulla osana tilaajalle toteutettavaa raportointia 
– Ajoneuvojen kuljettajat, mikäli ajoneuvotunnisteet ja aikaleimat ovat yhdistettävissä yksittäiseen henkilöön tilaajan määrittämässä järjestelmässä 
 
Octanova käsittelee tilaajan (esimerkiksi kunnan, kaupungin tai ELY-keskuksen) toimeksiannosta henkilötietoja seuraavasti: 
 
A) Matkustajatiedot (raportointia varten): 
– Lipputunniste (esim. lipun numero tai muu tunniste) 
– Matkustajan asiakasryhmä (esim. opiskelija, aikuinen, eläkeläinen) 
– Nousun ajankohta (päivämäärä ja kellonaika) 
– Nousupysäkin tunniste 
– Ajoneuvon tunniste (esim. bussin ID) 
– Paluuviestin sisältämä lipputyyppi (lipun kelpoisuus) 
– (Mahdollisesti) saattajan tai matkustajan lisätiedot, jotka näkyvät näytöllä mutta joita ei tallenneta (esim. nimi, osoite tai puhelinnumero) 
 
B) Ajoneuvon seuranta- ja paikannustieto: 
– Ajoneuvon tunniste 
– GPS-sijainti (lat/lon) 
– Nopeustieto 
– Linjatunnus (reitti) 
– Aikaleima 
 
Paikkatietoa toimitetaan tilaajan järjestelmään tilaajan ohjeistuksen mukaisesti. Mikäli tilaaja käyttää kolmannen osapuolen, kuten Mattersoft Oy:n, järjestelmiä sijaintitiedon hallintaan, nämä osapuolet toimivat tilaajan lukuun. Octanova ei yhdistä sijaintitietoa henkilöön eikä hallinnoi yhdistettyä dataa. 
 
Yrityksen hallinnoima tieto ei sisällä matkustajan nimeä, syntymäaikaa tai muita suoria tunnisteita. Tiedot käsitellään pseudonymisoidussa muodossa, eikä Octanova pysty tunnistamaan yksittäisiä henkilöitä. 

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: 
 
– Joukkoliikenteen liikennöinnin seuranta ja raportointi tilaajalle (esimerkiksi kunta, kaupunki tai ELY-keskus) liikennöitsijän sopimusvelvoitteiden mukaisesti 
– Matkustajaliikenteen nousujen ja lipputyyppien tilastointi ja analysointi tilaajan käyttöön 
– Ajoneuvojen reaaliaikainen paikannus ja linjatietojen lähetys tilaajan määrittelemään järjestelmään (esimerkiksi Waltti Soulutions Oy) 
– Lipputunnisteen ja asiakasryhmän tilapäinen näyttäminen kuljettajalle matkustusoikeuden tarkistamista varten 
 
Käsittelyn oikeusperuste on: 
– Julkinen etu (GDPR 6.1.e): henkilötietojen käsittely perustuu tilaajan (esimerkiksi kunta, kaupunki tai ELY-keskus) määrittelemään julkisen liikenteen järjestämisvelvoitteeseen ja sen seurantaan. Octanova toimii käsittelijänä tilaajan puolesta 
– Oikeutettu etu (GDPR 6.1.f), joka perustuu julkisen liikenteen toiminnan ja laadun seurantaan, järjestelmäkehitykseen sekä viranomaisraportointiin liikennöitsijän sopimusvelvoitteiden mukaisesti 
 
Tietojen käsittely rajoittuu edellä mainittuihin tarkoituksiin, eikä tietoja käytetä muihin tarkoituksiin ilman erillistä suostumusta tai lakisääteistä perustetta. 

4. Arviointi riskeistä rekisteröidylle 

Käsiteltävien henkilötietojen osalta mahdollisia riskejä ovat: 
 
– Epäsuora tunnistettavuus ajoneuvon tunnisteen ja ajankohdan perusteella (esimerkiksi kuljettajan henkilöllisyys tilaajan järjestelmässä) 
– Ajoneuvon reaaliaikainen sijaintiseuranta, joka voi mahdollistaa henkilön liikkeiden seuraamisen ajovuorotiedon kautta 
– Lipputyyppeihin ja asiakasryhmiin perustuva rajattu profilointi (esim. nousujen määrän jakautuminen eri ryhmiin) 
– Tiedon mahdollinen luvaton käyttö tai pääsy ilman asianmukaista valtuutusta 
 
Käsittely on kuitenkin rajattu ja kontrolloitu siten, että riskiä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen tai profilointiin on minimoitu: 
 
– Tietoja ei yhdistetä suoraan henkilöön, eikä sisältöön kuulu nimiä tai muita suoria tunnisteita 
– Tiedot käsitellään pseudonymisoidussa muodossa eikä niitä käytetä markkinointiin, profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon 
– Tiedot siirretään suojattujen yhteyksien kautta, ja käyttöoikeudet on rajattu 
– Näyttölaitteissa näkyvät tiedot eivät tallennu laitteen muistiin 
 
Octanova arvioi, että käsittelystä aiheutuvat riskit rekisteröidyille ovat vähäisiä ja kohtuullisesti hallittavissa. 

5. Suunnitellut suojaustoimet 

Yritys on toteuttanut seuraavat tekniset ja organisatoriset toimet henkilötietojen suojaamiseksi: 
 
– Tiedot siirretään salattujen yhteyksien (esimerkiksi TLS tai IPSEC) kautta tilaajan määrittelemään järjestelmään 
– Laitteet eivät tallenna henkilötietoja pysyvästi, vaan näyttävät tiedot vain tilapäisesti tarkistusta varten 
– Käyttöoikeudet tietoihin on rajattu ja määritelty roolipohjaisesti 
– Järjestelmissä ylläpidetään lokitietoja käyttötoimista 
– Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tilaajan määrittelemien raportointi- ja seurantavelvoitteiden kannalta tarpeen 
– Henkilöstölle on annettu ohjeistus ja koulutus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä vastuista 
– Tietojen käsittely tapahtuu tilaajan ja liikennöitsijän välisten sopimusvelvoitteiden puitteissa 
 
Nämä toimet tukevat henkilötietojen luottamuksellisuutta, eheyttä ja saatavuutta sekä vähentävät tietoturvaloukkauksen riskiä. 

6. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus: 
 
– saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä 
– tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot 
– pyytää virheellisen tiedon oikaisemista 
– tietyissä tilanteissa pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista 
– vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun 
– tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että tietoja on käsitelty lainvastaisesti 
 
Koska Octanova ei käsittele tunnistetun henkilön tietoja, vaan tiedot ovat pseudonymisoituja eikä niitä voida yhdistää suoraan rekisteröityyn, kaikkien oikeuksien käyttäminen ei ole teknisesti mahdollista. 
 
Jos rekisteröity haluaa tarkastaa tietojaan, jotka liittyvät lipputunnisteisiin tai asiakkuuteen, tulee hänen olla yhteydessä lipunmyyntijärjestelmän rekisterinpitäjään (esimerkiksi Matkahuolto Oy tai Waltti Soulutions Oy). 

7. Tietojen vastaanottajat ja siirrot 

Henkilötietoja siirretään seuraaville vastaanottajille seuraavissa tarkoituksissa: 
 
– Tilaaja (esimerkiksi kunta, kaupunki tai ELY-keskus): raportointi, liikenteen seuranta ja palvelun valvonta 
– Waltti Soulutions Oy ja muut tilaajan järjestelmäpalveluntarjoajat (esimerkiksi Mattersoft Oy): ajoneuvon sijainti- ja linjatietojen käsittely, yhdistäminen muihin liikennetietoihin ja raportointi tilaajan lukuun 
– Matkahuolto Oy: lipputunnisteen tarkistus ja matkustusoikeuden vahvistaminen palvelimella 
 
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 
 
Yritys ei luovuta tietoja muihin tarkoituksiin eikä käsittele tietoja kaupallisiin tai markkinointitarkoituksiin. 

8. Tietojen säilytysaika 

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai tilaajan ohjeistuksen mukaisesti. 
 
Tietojen säilytysaika määräytyy esimerkiksi seuraavien tekijöiden perusteella: 
– tilaajan raportointi- ja valvontavaatimukset 
– mahdolliset viranomaisvelvoitteet tai lainsäädännölliset säilytysajat 
– tekninen ja operatiivinen tarve seurantatietojen käytölle 
 
Ajoneuvon seuranta- ja lipputietoja säilytetään vain käyttötilanteen kannalta tarkoituksenmukainen aika. Laitteessa näkyvät tiedot eivät tallennu pysyvästi, vaan poistuvat automaattisesti käytön yhteydessä. 
 
Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. 

9. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa 

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä, pyynnöissä tai huomautuksissa pyydämme ottamaan yhteyttä: 
 
Octanova OÜ 
Sähköposti: tietosuoja@octanova.ee   
Postiosoite: Tiskrevälja tn 59-12, 13516 Tallinn ,Viro   
Puhelin: +358 40 0902782 
 
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt, jotka liittyvät Matkahuollon tai Waltti Soulutions Oy:n järjestelmissä käsiteltäviin tietoihin (esimerkiksi lipputiedot ja asiakkuuteen perustuvat tiedot), tulee osoittaa suoraan kyseisille järjestelmätarjoajille.